Lo importante y lo urgente

Señala MacKenzie que un trabajo urgente es aquel que debe hacerse de inmediato, pero eso no significa que deba ser importante. Puede ser vital para conseguir tus objetivos a largo plazo… o puede que no.

Debemos distinguir entre cuatro categorías: lo importante y urgente, lo no importante y no urgente, lo importante y no urgente y lo no importante y urgente.

Según los expertos, debemos centrarnos primero en lo importante por encima de lo urgente, con las excepciones lógicas, aunque hay gente que es adicta a la urgencia. Cuanto más urgencia tenemos, menor es la importancia de lo que hacemos. Una fórmula para hallar la diferencia entre urgente e importante es preguntarse si la tarea urgente nos ayudó a conseguir un objetivo importante.

• Lo importante y urgente: Ésta sería la categoría de los desafíos. Muchas actividades importantes se vuelven urgentes porque las postergamos más de lo necesario o porque nuestra planificación de actividades es insuficiente.

• Lo importante pero no urgente: Ésta es la categoría de la calidad y el liderazgo personal, es dónde planificamos a largo plazo, anticipamos y prevemos problemas, otorgamos poder a los demás o nos preparamos para reuniones y presentaciones importantes.

• Lo urgente y no importante: Es la categoría del engaño. Atienden a este nombre muchas llamadas de teléfono, reuniones de última hora, visitas inesperadas, etc. Pasamos mucho tiempo en esta fase para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás, creyendo que estamos en la primera categoría.

• Lo no ugente y no importante: Son las pérdidas de tiempo por antonomasia. Entraría dentro de esta categoría todo aquello que no encaje en nuestro trabajo (por ejemplo, el chismorreo en la máquina de café, navegar en Internet sin ningún objetivo, etc.).

Por lo tanto:

Para tomar decisiones acertadas sobre el uso de tu tiempo es necesario que distingas entre lo importante y lo urgente, de tal forma que:

• Lo importante y urgente: ¡Hazlo ya!
• Lo importante pero no urgente: ¡Aplázalo!
• Lo urgente y no importante: ¡Delégalo!
• Lo que no es ni urgente ni importante: ¡Descártalo!