Pasos para elaboración de propuesta técnica

Dentro de mis funciones actuales, una labor del día a día es la generación de propuestas técnicas. 

¿Qué es una propuesta técnica?
Es un documento en donde se plasman los objetivos, tareas, actividades y entregas específicas del proyecto y lo más importante, tiempos y costos.

Pasos para elaboración de propuestaA continuación describiré los pasos que se siguen para llevar a cabo esta labor y poder generar un documento los más completo posible.

Definir situación actual	Especificar el entorno actual, los procesos y tecnología involucrados y su nivel de madurez. Es importante conocer si la empresa o institución tiene un plan estratégico y si está iniciativa forma parte de las acciones
Definir problemática/mejora	El conocer la situación actual, permitirá el identificar los elementos que representan un problema o pueden ser mejorados. Esto involucra no solo cambios en la plataforma tecnológica, tambien en los procesos que soporta la misma y las personas que ejecutan dichos procesos. El definir la problemática/mejora debe incluir un análisis de estos tres ejes.
Definir requerimientos (alto nivel y específicos)	Una vez realizado el análisis previo, abarcando los tres ejes, se deben enlistar de manera clara los requerimientos. Este listado debe incluir detalles de funcionalidad, integración con otros sistemas, importación de datos, integración de otras fuentes, respaldo de información, niveles de servicio, servicios de admin. del cambio, modelado de procesos, soporte técnico, entre otros. En el caso de productos de caja, tipos de licenciamiento, versiones actuales y requeridas, número de usuarios.
Proponer objetivo de la solución	Este rubro se refiere a la solución tecnológica y el valor que aportará al cliente, es decir, el objetivo debe ser claro de como atenderá la problemática/mejora. Es a nivel macro.
Definir etapas y alcances	El nuevo estado deseado puede requerir un gran esfuerzo y tiempo, por lo que puede ser conveniente definir etapas para su implantación. Cada etapa atacará los tres ejes (PPT) y se debe especificar los alcances (objetivos específicos) y costo de cada una. Los costos se sugiere se dividan en: Servicios profesionales, viáticos, licenciamiento, mantenimiento licencia (10-20% normalmente) y soporte técnico (en base a niveles de servicios y horas).
Elaborar propuesta de solución (por etapa e incluir diagrama conceptual)	Incluir diagrama de contexto, arquitectura a alto nivel, ejemplificar las entradas, salidas y flujo de datos. En caso de etapas, hay que mostrar mediante varios diagramas la evolución de la solución.
Elaborar matriz Requerimientos vs solución	Es muy importante demostrar que la solución propuesta atiende los requerimientos del cliente, por lo que la mejor práctica consiste en incluir una sección con una matriz donde se enlistan los requerimientos del lado izquierdo y como la solución los atiende del lado derecho. Si es un producto de caja, se recomienda incluir referencias a la documentación técnica para detallar más.
Definir cronograma general.	En base a las etapas definidas previamente, se debe estimar a ALTO NIVEL el tiempo requerido para la implantación de cada etapa y del proyecto general. Si el cliente no tiene restricciones de tiempo, se debe definir que estrategía es la más adecuada: + recursos y menos tiempo o - recursos y tiempo mayor.
Realizar estimación de costos.	En base al cronograma general, se define un equipo de trabajo de trabajo y se estiman los costos en base al tiempo, costo por hora. Se recomienda incluir un 20% adicional para desviaciones.
Definir metodo de trabajo (metodología, equipo de trabajo, entregables y cronograma).	Aqui se detalla la metodología a seguir, las fases, entregables, equipo de trabajo (organigrama) y se incluye un diagrama del cronograma. Se sugiere incluir una tabla de costos tanto de servicios como de viáticos en caso de requerirse.
Diseñar arquitectura y especificaciones de nodos.	En todo proyecto tecnológico, la implantación de una solución conlleva a la compra, actualización o reajuste en la infraestructura, por lo que es MUY RECOMENDABLE incluir un diagrama físico y la descripción de los nodos de la arquitectura sugerida, detallando restricciones de plataforma (SO), comunicaciones, almacenamiento.
Detallar el tipo de licenciamiento e incluir costos de compra y mantenimiento.	Es importante incluir una tabla con el detalle de las licencias (funcionalidades, usuarios, # servidores, etc). Esta descripción debe incluir una tabla de los costos de compra y normalmente el mantenimiento es anual con una tasa del 10 al 20% del costo de las licencias.
Definir el esquema de soporte técnico	En algunos casos, se debe incluir una sección donde se detalle el objetivo, alcance, servicio, niveles y costos del soporte técnico.
Detallar la garantía por el proyecto por vicios ocultos.	Al ser proyecto que involucren desarrollo, se debe indicar que procede en caso de "vicios ocultos".
Enlistar supuestos y dependencias	En esta sección se debe incluir las suposiciones de situaciones que se asumen de facto para que el proyecto se pueda ejecutar de forma correcta de manera que quede documentado y cualquier desviación pueda ser negociada. Por ejemplo: "El cliente cuenta con red ethernet de 10/100 MBps.", "El cliente cuenta con enlace E1".
Definir que está fuera del alcance	A diferencia del punto anterior, en este se indica que actividades, aunque no primordiales para el proyecto, no se deben asumir que las ejecutará el proveedor. Por ejemplo: No se gestionarán los accesos a bases de datos. Estos puntos se pueden, y deben, relacionar con los compromisos del cliente, por ejemplo: "El cliente debe gestionar y proveer los accesos a bases de datos".
Indicar los compromisos del cliente (prerequisitos y condicionantes durante la ejecución del proyecto).	Indica todo lo que se asume en el proyecto que efectuará el cliente, antes, durante y después del proyecto. Por ejemplo: 1. El cliente gestionará los accesos a las instalaciones del personal del proveedor. 2. El cliente gestionará los accesos a bases de datos y sistemas.
Resumen financiero	Al final, los costos deben concentrarse en una sola tabla, que se presentará al final del documento. Debe incluir costos de: servicios profesionales, viáticos, licencias, mantenimiento y soporte técnico.