Sugerencias para el correo electrónico

Cuando se habla del correo electrónico, por lo menos el que brinda la empresa o institución, se atiende siempre el tema de la imagen de la compañia mediante una firma con una estructura común para todos con solo campos especificos dependiendo de la persona (nombre, cargo, telefono, extensión, correo electrónico, etc). Esta puede ser texto solamente o mediante una imagen que no es más que una metafora de la tarjeta convencional de presentación.

Sin embargo, nunca me he encontrado en un trabajo donde existan "políticas" de como se debe emplear esta herramienta, más alla de cuestiones de forma me centro más en el fondo. Obviando la ortografía, que en muchos casos es mala, la forma en que se redacta el contenido del correo, lo que se incluye, cantidad de texto, entre otros; son elementos que además de dar una imagen (forma) de profesionalismo, atienden de manera clara y concisa el asunto que origino la comunicación electrónica.

A continuación enlisto sugerencias para la redacción de correos electrónicos laborales.

Correo electrónico:

1.- Sé conciso. No hagas tu mensaje más largo de lo necesario. Leer un correo electrónico cuesta más trabajo que una carta en papel. Los mensajes de correo electrónico muy largos pueden volverse complicados de entender.

2.- Responde todas las preguntas que vienen en el mensaje que recibiste y prevé las posibles preguntas que pudieran surgir a raíz de tu respuesta al mismo. Por ejemplo: si alguien te pregunta sobre las formas de pago que acepta tu compañía, puedes también incluir los métodos de envío y tiempos de entrega de tu mercancía. El receptor de tu mensaje seguramente te lo agradecerá.

3.- Ten cuidado con tu ortografía y utiliza correctamente las reglas gramaticales y de puntuación, tal y como si estuvieras escribiendo un memorandum o una carta en papel.

4.- NO escribas tu mensaje en mayúsculas sostenidas. Además de que se ve mal, en Internet eso significa GRITAR.

5.- Trata de escribir tu e-mail en texto plano y no en HTML. No todos los programas y servicios de correo electrónico aceptan mensajes en HTML y algunos usuarios no podrán leer o ver correctamente tu mensaje si lo envías de esa manera.

6.- Evita poner fondos u otros elementos “decorativos” innecesarios, ya que tu mensaje perderá formalidad (sobretodo en tu ámbito profesional). Además, al agregar "decoración", aumentas el número de bytes a transmitir y esto puede ser un problema para personas con conexiones a Internet lentas.

7.- Escribe un saludo o bienvenida cada que comiences un nuevo asunto o mensaje. Pero si intercambias varias veces el mismo e-mail con la misma persona sobre el mismo asunto (por ejemplo, una reunión, día y hora) no es necesario que saludes nuevamente cada vez que envías una respuesta o comentario. Es como cuando tu llevas una conversación continua, no vas a decir "Hola" cada que comienzas a hablar.

8.- Cuando intercambies un mismo mensaje varias veces a manera de una conversación, asegúrate de incluir toda la serie de mensajes anteriores que se ha ido acumulando en el mismo. Esto le facilita a todos los involucrados seguir la conversación. Esto es particularmente útil para todos los que reciben muchos mensajes al día.

9.- Evita las “frases motivacionales”, lo único que logras es distraer a tu lector del propósito principal de tu mensaje.

10.- Asegúrate de que debajo de tu firma aparezcan todos los datos necesarios para que el receptor te identifique y se pueda poner en contacto contigo. Esto puede incluir: el nombre de tu compañía, tu puesto, tu teléfono, tu dirección postal, tu página Web y cualquier otra información pertinente.

11.- Revisa tu mensaje antes de hacer clic en "Enviar". Te aseguro que muchas veces evitarás posibles errores que te pueden hacer ver mal frente al receptor de tu e-mail.

12.- NUNCA envíes correos NO solicitados a tu lista de direcciones. Esto se llama SPAM y es muy mal visto. En Estados Unidos, enviar SPAM te puede llevar a tener problemas serios, inclusive de índole legal.

Cada empleado es un gerente de proyecto

La gestión de proyectos es tener una mentalidad de planificación sistemática, la ejecución, el seguimiento, control y cierre. Cada tarea debe ser considerada como un pequeño proyecto.

Por ejemplo, al escribir un código de software como parte de un proyecto de TI debe considerarse como un proyecto pequeño. Los principios de gestión de proyectos se deben aplicar para entregar con éxito el código de tiempo y con alta calidad.

La creación de esta forma de pensar a través de la organización requiere de un cambio cultural. En muchas organizaciones, en la actualidad, sólo unas pocas personas se centran en la gestión de proyectos. Con la práctica de examinar cada tarea como un proyecto pequeño, la necesidad de tener "la autogestión de proyectos" se convierte en importante.

La mejor manera de habilitar a los empleados para pensar como gerentes de proyectos es a través de la formación en el puesto de trabajo. Se debería enseñarles como crear pequeños planes de trabajo, organizarse en base al calendario, auto evaluarse y definir acciones correctivas en base a los resultados.

Cinco mejores prácticas de administración del tiempo

Este post es una traducción de la publicación del Dr. Donald E. Wetmore titulado "Top Five Best Time Management Practices", que a mi me han permitido enfocar aún más mis esfuerzos de autogestión y también la coordinación de personas a mi cargo.


1. Planea una hora al día para "Mi Tiempo". 
Da veintitrés horas al mundo y manten una hora para ti mismo. Durante esta hora añade una nueva dimensión a tu vida que no está ahí porque no te sientes que hayas tenido tiempo para ello.
Lee libros, aprende un hobby, aprende un idioma, desarrolla habilidades en computación, inicia un negocio, invierte tiempo en el desarrollo de tu salud, etc. Una hora por día es 365 horas en un año. El curso universitario promedio es de aproximadamente 35 horas de clase. Eso equivale a 10 campos universitarios por año. Una hora por día y te conviertes en un estudiante de tiempo completo!.
Al tomar una hora por día de estudio, cualquiera de nosotros puede convertirse en un experto mundial en el tema de nuestra elección. ¿Tu futuro será más seguro, cierto y correcto si te conviertes en un experto a nivel mundial en un tema de tu elección?

2. Establece un programa de lectura regular. 
Puede ser sólo quince minutos al día. Incluso con esa pequeña inversión, la persona promedio leerá quince libros en un año. Además, considerá tomar un curso de lectura veloz. Yo lo hice. Me ayudó a duplicar mi velocidad de lectura y comprensión. Ahora puedo leer dos veces más en el mismo período de tiempo.

3. Sobrecarga tus días. 
Construir un plan de acción diaria que incluye no sólo las cosas que "tienes que hacer", pero las cosas que "quieres hacer". La ley de Parkinson nos dice que un proyecto tenderá a expandirse con el tiempo asignado para ello. Si nos dan una cosa que hacer durante el día, nos llevará todo el día. Si nos entregamos dos cosas para hacer durante el día, llegamos a los dos por hacer.
Si nos entregamos doce cosas que hacer, no podemos obtener doce de hecho, pero podemos conseguir ocho. Tener mucho que hacer en un día crea un sentido saludable de presión sobre nosotros para estar concentrados y lograr que se hagan. Casi automáticamente se convierten en mejores gestores de tiempo, menos propensos a sufrir interrupciones, no perder el tiempo en reuniones, etc por tener mucho que ver. "Si quieres que se haga algo, dáselo a una persona ocupada."

4. Da prioridad a su lista de "cosas que hacer". 
Algunas de nuestras tareas son "cruciales" y algunas de nuestras tareas son "no cruciales". Tenemos una tendencia a gravitar hacia los "no esenciales" elementos porque por lo general son más rápidos, más divertido y más fácil de hacer. Identificar la tarea más importante que tiene que hacer y etiquetarlo como un "1", la segunda tarea más importante como "2", etc Luego hacer frente a sus elementos en el orden de importancia, haciendo las cosas más importantes primero.

5. Irradia una actitud genuina y positiva. 
A menudo, los iguales se atraen y se repelen los contrarios. Cuando estás en un estado de ánimo negativo tiendes a repeler a la gente positiva que no quieren que se cuele tu negatividad y drene su energía. Cuando estás en un estado de ánimo negativo, tienes un sistema natural para atraer a las otras personas negativas que quieren compartir sus historias de su miseria para que los dos puedan comparar sus experiencias para decidir quién tiene la peor vida. Las personas positivas, nos ayudan a tocar el tema. Las personas negativas, nos ayudan a bajar.

Porque emplear SCRUM

En muchas situaciones, los esquemas tradicionales no son apropiados para uno de los retos fundamentales de la actualidad: incorporar cambios rápidamente y en cualquier fase del proyecto. Seguramente nos ha sucedido que cuando el desarrollo de un sistema se encuentra en las etapas finales, un cambio en los requerimientos nos obliga a tirar por la borda gran parte del trabajo realizado, y como resultado de esto, los plazos pactados no se cumplen. Las características de Scrum mencionadas anteriormente, nos indican que es una metodología ideal para atacar a este tipo de problemas.

Además, podemos considerar otras razones para utilizar Scrum, las cuales son características de las metodologías ágiles en general:

• Beneficios tempranos: la naturaleza iterativa del desarrollo ágil resulta en características del producto entregadas incrementalmente. Esto permite que algunos de los beneficios del producto puedan ser aprovechados tempranamente mientras el producto sigue construyéndose. 
• Rapidez para vender: según investigaciones, aproximadamente el 80% de los vendedores líderes fueron los primeros en vender sus respectivos productos. De la misma forma en que los beneficios tempranos surgen por las entregas incrementales, la filosofía de desarrollo ágil también permite la noción de releases tempranos y regulares, así como también de betas perpetuos.
• Calidad: un principio clave del desarrollo ágil es que las pruebas deben estar integradas a todo el ciclo de desarrollo, permitiendo inspecciones regulares y un enfoque muy colaborativo.
• Visibilidad: los releases pequeños e incrementales alientan a la participación activa de los clientes a lo largo del desarrollo del producto y un enfoque cooperativo. Esto brinda una excelente visibilidad del progreso del proyecto y del producto en sí para las partes involucradas, lo que a su vez permite asegurar que las espectativas sean logradas efectivamente.
• Manejo del riesgo: son los releases incrementales y pequeños los que permiten al equipo de trabajo identificar cualquier tipo de problema en una etapa temprana y poder responder efectivamente a los cambios. La visibilidad clara en el desarrollo ágil contribuye a garantizar que las desiciones puedan ser tomadas lo más temprano posible, cuando aún haya tiempo para marcar una diferencia en los beneficios.
• Flexibilidad/Agilidad: en los proyectos de desarrollo tradicional, se escribe una gran especificación por adelantado y luego se comunica a los clientes cuán caro es cambiar algo, particularmente cuando el proyecto está en las fases finales. Cuando los proyectos avanzan lentamente y se teme a que no terminen, los cambios son resistidos y se convoca a las personas a un comité de control de cambios para mantenerlos al mínimo. Por el contrario, en el desarrollo ágil, los cambios son aceptados. De hecho, son esperados. De esta forma, el calendario es fijado y los requisitos evolucionan. Así, las características del producto evolucionan a medida que se va desarrollando.
• Control de costos: la idea expuesta anteriormente acerca de fijar el calendario y aceptar nuevos requerimientos deriva en un costo fijo del producto. En definitiva: el alcance del producto y sus características son variables, pero el costo no.
• Compromiso del negocio/Satisfacción del cliente: la participación activa de los usuarios representativos del producto y/o del dueño, la visibilidad del producto y su progreso, y la flexibilidad al cambio cuando es necesario, favorece a una buena relación con el negocio y la satisfacción del cliente. Este es un beneficio importante que puede crear una relación de trabajo mucho más positiva y perdurable.
• Producto correcto: por encima de los puntos anteriores, el equipo debe construir el producto correcto. Es común en las metodologías tradicionales entregar un proyecto "correcto" en términos de Tecnologías de Información (TI) y descubrir que el producto no es lo que se esperaba o se necesitaba. En el desarrollo ágil, el énfasis esta absolutamente abocado a la construcción de un producto correcto.
• Más agradable: la participación activa y la cooperación hacen que los equipos de desarrollo ágil sean un lugar de trabajo mucho más agradable para las personas. En lugar de grandes especificaciones, se discuten los requerimientos en reuniones. En lugar de largos reportes de estado, la comunicación se da en una mesa de charla de progreso. En vez de grandes planes de proyecto y comités de control de cambios, se discute qué es correcto para el producto y para el proyecto, y el equipo es facultado para tomar desiciones. Esto es mucho más gratificante para las personas y favorece a la creación de equipos motivados, eficientes y con mucha colaboración.

Por último, dentro del contexto de las metodologías ágiles, podemos decir que Scrum es la técnica más personalizable y flexible en cuanto a su aplicación. Esto se debe a que Scrum fomenta ideas abstractas y no prácticas de ingeniería especificas (como lo hace eXtreme Programming). Por eso, puede decirse que Scrum es la base del resto de las metodologías ágiles; de allí deriva su importancia.

Principios de SCRUM

Desde tiempo atras he empleado SCRUM como marco de trabajo (framework) para la atención de las solicitudes al área de tecnología de la empresa donde laboro. SCRUM en si es una gran herramienta, pero la gente tiende a simplificar su concepción y ejecución, pensando que el libre albedrio es uno de los principios del mismo, siendo en estos puntos donde indudablemente entramos en discusiones. SCRUM se sustenta en la definición de estándares, lineamiento, buenas prácticas y definiciones claras de los productos además de su flujo de trabajo incremental. Todos estos son pilares y el marco no arrojará resultado de una calidad aceptable si no son planteados, permeados y controlados.

Encontre en el blog de Mijao una serie de puntos interesantes que se deben establecer en cualquier proyecto que tenga SCRUM como marco de trabajo. Cito los puntos a continuación:

Sobre el enfoque de ejecución

1. El proyecto sera ejecutado sobre un enfoque iterativo e incremental.

Sobre el Acta de Inicio y Contrato

1. LA ORGANIZACIÓN realizara con LA CONTRATISTA reuniones de inicio para establecer las premisas requeridas para la firma del contrato y el acta de inicio del proyecto.

Acta de Inicio

1. LA ORGANIZACIÓN realizara con LA CONTRATISTA reuniones de inicio para establecer las premisas generales del proyecto, las cuales serán descritas en un acta de Inicio.
2. El tamaño de cada iteración, será acordado entre ambas partes, y dependerá del tiempo del contrato y el alcance previsto.
3. Los roles y responsabilidades requeridos para la ejecución del proyecto, será acordado entre ambas partes, registrándose en el acta de inicio del proyecto.
4. Las políticas de comunicación requeridas para la ejecución del proyecto, será acordado entre ambas partes, registrándose en el acta de inicio del proyecto.

Entregables o Requisitos

1. LA ORGANIZACIÓN realizara con LA CONTRATISTA reuniones de inicio para establecer los entregables o requisitos que serán desarrollados en el plan iterativo e incremental del proyecto.
2. Los entregables o requisitos por cada iteración, serán acordado entre ambas partes, y dependerá de su priorizacion y valor por parte de LA ORGANIZACIÓN.
3. Los entregables o requisitos serán priorizados a partir de un acuerdo entre las partes, de modo que en las primeras iteraciones se obtendrán los objetivos más importantes del proyecto.
4. El plan de trabajo estará conformado por los entregables por cada iteración, registrándose en el acta de inicio del proyecto.

Contrato

1. LA ORGANIZACIÓN establecerá las condiciones de contratación, utilizando los acuerdos y compromisos registrados en el acta de inicio.

Control y Seguimiento de Proyecto

1. Las actividades de control y seguimiento del proyecto se basará en los entregables completados en cada iteración y en la demostración que debe realizar LA CONTRATISTA. Se entenderá como requisito completado, si incluye todos los entregables asociados de las iteraciones anteriores.
2. El proyecto se ejecutará en iteraciones, con una demostración del producto al finalizar cada iteración.
3. En cada iteración, se generara un acta de aceptación de los entregables y demostración.
4. En cada iteración, se generara un informe de avance para el Gerente del area, donde se deberá registrar el porcentaje de finalización para cada requisito y la tasa de requisitos completados.
5. LA ORGANIZACIÓN ejercerá funciones de inspección del servicio, quien podrá hacerse asistir por personal interno o externo, según lo estime prudente, a su solo juicio. LA CONTRATISTA se compromete a facilitar a la organización o a la persona que hubiere designado, toda la información que fuere necesaria o conveniente para verificar, fiscalizar y supervisar la ejecución del presente contrato; en general, LA CONTRATISTA prestará al personal encargado de la inspección del servicio la más amplia cooperación a los fines de facilitar la adecuada ejecución dentro de los tiempos, calidad y demás condiciones convenidas.

Control de Calidad

1. Todos los entregables acordados entre ambas partes, serán sometidos a un ciclo de calidad definidos en el “Plan de Aseguramiento de Calidad” y no serán admitidos como productos del proyecto, hasta alcanzar un nivel aceptable.
2. Cada iteración deberá producir software con calidad de producción, probado, integrado, y documentado.
3. El proyecto deberá incorporar prácticas “Desarrollo Gestionado por Pruebas”. Cada uno de los entregables, deberá contener scripts de pruebas unitarias, integrales, funcionales, entre otros.
4. En caso que LA ORGANIZACIÓN encontrare alguna incidencia en la demostraciones del producto realizadas en cada iteración por la LA CONTRATISTA, la organización informará a LA CONTRATISTA sus observaciones para que proceda a realizar su corrección.

Controles de Cambio

1. Sólo podrá solicitar cambios en los requisitos y sus prioridades el propietario del producto y estos serán debidamente analizados para establecer si no impactan el alcance del proyecto.
2. LA ORGANIZACIÓN podrá solicitar cambios en los entregables durante la demostración que realiza LA CONTRATISTA, al identificar alguna corrección funcional, técnica, o dependencia requerida para cumplir con los entregables que integran una iteración.
3. La adición de nuevos requisitos tras las demostraciones, no implicará ningún costo adicional si no impactan el alcance del proyecto, de lo contrario deberán ser negociados entre las partes  para determinar su viabilidad, en función de no impactar el alcance del proyecto.
4. Todo cambio solicitado por LA ORGANIZACIÓN sera debidamente documentado y registrado mediante un formato para la realización de “Controles de Cambio”.
5. No se consideran cambios las subsanaciones por parte del equipo de desarrollo de los defectos de calidad de los entregables entregados en cada iteración.
6. Se conformará un comité de proyecto que analizará los cambios solicitados y nuevas solicitudes.
7. Los cambios en prioridades de la lista de entregables o requisitos no implicarán ningún coste adicional en el proyecto siempre que se mantenga el cómputo total de horas del contrato.

Documentación

1. Toda la documentación del proyecto deberá ser entregada de forma incremental e iterativa, es decir, la documentación no se liberara al final del proyecto, sino en entregables parciales.

Principios de una conducta acertiva

Para lograr relaciones personales y profesionales adecuadas es importante una comunicación y conducta acertiva, que se entiende como la capacidad de autoconfirmación, respeto a los derechos propios y ajenos, pilares en la interacción humana. Por ello hago un extracto de los principios de una conducta acertiva que considero de gran valor:

• Todas las personas tienen derecho de intentar conseguir lo que consideren mejor, siempre que no repercuta negativamente sobre otras personas.
• Todas las personas tienen el derecho de ser respetadas.
• Todas las personas tienen derecho de solicitar ayuda, no de exigirla, y a negarse a ayudar a otras personas si así lo desean.
• Todas las personas tienen derecho a sentir emociones, tales como el temor, la tristeza, la ira, la angustia y a expresarlas sin herir los sentimientos de las demás.
• Todas las personas tienen derecho de tener sus propias opiniones sobre cualquier situación  y a manifestarlas sin ofender intencionalmente a otras personas.
• Todas las personas tienen derecho a equivocarse en sus actitudes, opiniones  y comportamientos y a ser responsables de ello. 

 Aplicar estos principios dentro del marco normativo de la organización darán un mayor valor y claridad a los colaboradores, quedando no solo plasmado en el principio de tolerancia.

Relaciones laborales

Aquí tienes algunos tips que extraigo de la página Alto Nivel que me parecen interesantes y de gran valor si se ponen en práctica. Las relaciones laborales siempre serán complejas si no tratamos de tener siempre una conducta acertiva, y uno de los puntos dentro de la acertividad es la comunicación. Estos puntos que incluye la publicación a mi me han servidor de guía en la búsqueda de la claridad en la transmisión de mis ideas a los demás, tanto superiores como subordinados. Espero te sean de utilidad. 

1. Comunícate de manera clara y directa
Estos días en los que todo el mundo tiene poco tiempo, es importante que seas muy puntual con el mensaje que deseas comunicar.
La clave para una comunicación efectiva es la claridad. Expón de la manera más clara posible las ideas y pensamientos que deseas comunicar. Trata de entender el modo en que tus interlocutores piensan y se lo más directo posible.
2. Aprende a escuchar y usa una forma inteligente de pedir ayuda
La comunicación es un acto de dos vías. Escucha con atención a tus compañeros y jefe, así te será más fácil entender sus puntos de vista y llegar a acuerdos que beneficien el flujo de trabajo.

Acercarte a los compañeros para pedir ayuda siempre hablará bien de ti. Pero debes ser cuidadoso de la forma en que lo haces. Si te dan una tarea que no sabes cómo desarrollar considera lo siguiente:

- Se proactivo y muestra entusiasmo por el proyecto. Puedes decir cosas como “me encanta formar parte de esta iniciativa".

- Si se trata de una tarea que nunca has realizado, no dudes en pedir fuentes y ejemplos. Puedes acercarte a tus compañeros con frases como esta: “¿Qué ideas tienes en mente para este proyecto?”, “Nunca he desarrollado un reporte como el que me estás pidiendo, ¿me puedes mostrar un ejemplo?”.

- Has todo lo posible por tener una reunión con tu jefe o compañeros antes de la fecha de entrega, con el objetivo de revisar avances del proyecto y saber si es el tipo de información y desempeño que estás realizando es el que se busca para el proyecto.

Saber si el trabajo que estás desarrollando es lo que el proyecto necesita, te ayudará a no desperdiciar el tiempo y a asegurarte de que tú y tu equipo o jefe están en el mismo canal.
3. Comunica tus expectativas y piensa antes de hablar

Asegúrate de especificar el tipo de información que requieres y la fecha en que debe ser entregada.

Tus compañeros y equipo del que estés al mando no podrán llegar a los objetivos que planteas si no eres claro al comunicar el tipo de acciones que deben llevar a cabo para conseguir los objetivos del proyecto.

Si eres el jefe, debes ser muy claro respecto al tipo de resultados que necesitas. Si no lo haces hay altas probabilidades de que no lo obtengas.

Una vez que has escuchado lo que la otra parte tiene que decir, procesa bien lo que están comunicándote y reflexiona sobre tu respuesta.
4. Usa un lenguaje no verbal apropiado y se positivo siempre

Una actitud positiva es clave para ser efectivo al comunicarte, tanto con palabras como con acciones y gestos.

Como bien sabes, la comunicación NO se remite únicamente a las palabras. Está científicamente comprobado que el 93% de la comunicación humana está basada en comportamientos y acciones, contra únicamente el 3% para el lenguaje hablado y escrito.

Por ello, debes tener y proyectar confianza en ti mismo; así tu equipo se sentirá también en confianza de acercarse y hablar al respecto de cualquier situación o contratiempo. Y también es muy importante que al hablar seas amable y tengas una sonrisa discreta.
5. Mantén el interés y se honesto

Otra clave de la comunicación en las empresas y equipos de trabajo es mantener el interés de la contraparte en el camino hacia nuestro objetivo. Puedes lograr esto generando constantemente retroalimentación y discusiones respecto al proyecto.

En lo que concierne a la honestidad, ten claro que es la mejor herramienta que puedes usar al momento de comunicarte. Ser honesto te merecerá el respecto de tus compañeros y jefe y viceversa.

Estos consejos aplican para todas las áreas y niveles.