Objetivos S.M.A.R.T. para la administración del tiempo

Siguiendo con el tema de metas y objetivos, quiero ahondar en las características primordiales que debe tener un objetivo para que nos lleve a nuestra meta. Para redactar y definir un objetivo de manera correcta debe cumplir con la regla SMART (por sus siglas en inglés) que cito del sitio Factor RH:

• Específica. (Specific) Para que este componente funcione bien, debe comprometerse a ser lo más detallado posible. Por ejemplo, si usted tiene una presentación dentro de cinco días, podría adoptar un horario específico. Usted podría comprometerse a tener un primer borrador completado el día 1, un proyecto mejorado en el día 2, practicar su presentación en el día 3, y perfeccionar la presentación en día 4. Para el día 5, usted estará listo para hacer la presentación de su vida.
• Mensurable. (Measurable) Defina cuidadosamente sus puntos de referencia (puntos de partida) para medir su progreso y eficacia. Por ejemplo, si usted decide llamar a un 20 por ciento de sus clientes potenciales la semana que viene, posteriormente rompa su meta en objetivos diarios medibles. Si su universo contiene 50 nuevos clientes potenciales, comprométase a contactar al menos 10 por día  durante la semana próxima. De este modo puede medir su rendimiento día a día con un punto de referencia sólido para ayudarle a concentrarse. No se preocupe, encontrará el tiempo una vez que se comprometa con este plan.
• Alcanzable. (Achievable) Este componente puede ser uno positivo que se convierte en negativo si no se tiene cuidado. Si bien es admirable ser agresivo con sus metas, establecer su valor demasiado alto haciéndolas inalcanzables, puede ser contraproducente. Sea razonable, establezca sus metas de gestión del tiempo para permitirle llegar a sus proyecciones. Esto lo deja sin excusas para no lograr sus objetivos. Usted sabrá que si las metas no se cumplen, habrá buenas razones, mismas que usted puede corregir la semana siguiente. Así gana de cualquier manera.
• Orientada hacia los resultados. (Result-oriented) Enfóquese siempre en lo que quiere, no en lo que usted NO quiere. Establezca sus metas de manera positiva, sin mencionar ninguna ramificación de los objetivos no alcanzados. Si esto suena como un enfoque "ojos en el premio", está en lo correcto. Hasta que alguien demuestre que los objetivos se puede lograr, centrándose en los resultados que usted no desea, la única manera de tener éxito es grabar el resultado deseado y fijar todos sus conocimientos de administración en alcanzarlo.
• Con tiempo determinado. (Time-limited) Establecer un objetivo que diga: "Algún día voy a comunicarme con mi base de clientes para aumentar las ventas," es totalmente inútil. Como los gerentes experimentados saben bien, "algún día" nunca llega en el maravilloso mundo de los negocios. Las metas S.M.A.R.T. siempre tienen un periodo de tiempo específico para medir y alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, frases como "Me pondré en contacto con el 10% de mi base de clientes por correo directo, teléfono, o e-mail cada semana", establece la limitación de tiempo necesaria para el logro de objetivos.

Un objetivo que cumpla estas características será por lo tanto útil en la consecución de resultados, de otra manera puede existir ambigüedad y, por ende, ante la falta de claridad, queda espacio para la improvisación y muchas veces el error.

10 mandamientos para lograr reuniones efectivas

En lo personal, cuando atiendo una reunión ya sea profesional o personal, que no sea de placer, insistó en que sea rápida, concisa y práctica, esto es, que los objetivos de la misma esten claros.

No soy fan de las "juntas de trabajo", aunque me gusta trabajar en equipo considero que la reunión es para evaluar avances, crear compromisos y tomar decisiones antes posibles riesgos; por lo que espero que todos atiendan la reunión con sus tareas hechas. Por otro lado, ¿a quien no le ha tocado atender una sesión donde el 25% del tiempo se tocarón puntos relevantes del tema de interés y el tiempo restante fue un momento de convivencia social? No estoy en contra de socializar, pero eso lo hago en un tiempo y lugar diferente.
 
El hacer una reunión efectiva no es sencilla, y aunque anteriormente he publicado lineamientos de como se debe llevar a cabo una reunión, enlisto a continuación los mandamiento o principios que deben seguirse si se busca la efectividad en este tipo de eventos. Lo que se hable, el como y cuando se realice, el manejo del temas son solo algunos de los puntos clave para llevar a cabo una reunión efectiva.

El sitio effectivemeetings.com recomienda seguir los siguiente mandamientos

1. Siempre saber qué hora es (El tiempo es Dios en las reuniones)
2. Nunca olvide la razón principal de la reunión
3. Recordar la regla de oro en reuniones: “Rezar en público, criticar en privado”
4. No convenga reuniones fuera de las horas normales de trabajo, a menos que sea una emergencia.
5. No utilice grupos para llegar a conclusiones
6. No utilice las reuniones para destruir la carrera de otros
7. Mantenga separados los asuntos personas de los asuntos de trabajo
8. Recordar que el mejor modelo para las reuniones es la democracia, no la monarquía
9. Siempre prepare una agenda clara y circularla con anticipación entre los participantes
10. Termine una reunión programada regularmente cuando el propósito para realizarla ya no exista

Diferencia entre meta y objetivo

En español tendemos a mezclar metas con objetivos; aún más, si tratamos un tema más mundano, como los deseos de año nuevo, surge la pregunta ¿cuales son tus metas u objetivos? Durante mucho tiempo esto me era indiferente, las dos definiciones apuntaban a lo mismo, eran objetivos ya sea a corto o largo plazo, lo cual ahora entiendo es incorrecto. Más alla de la duración se debe considerar el grado de detalle para saber si estamos hablando de uno u otro.

• Las metas son objetivos generales, muy amplios.
• Las metas son las intenciones generales, los objetivos son precisos.
• Las metas son intangibles; objetivos son tangibles (que se percibe de manera precisa).
• Las metas son abstractas; objetivos son concretos.
  Las metas no se puede validar como está, los objetivos pueden ser validados.

Y ahora, ¿a que va todo esto?

Si hablamos nuevamente de los deseos de año nuevo o cuestiones personales, puede que no tenga sentido si no seguimos GTD, ZTD o llevamos una planeación formal de nuestras vidas, pero si el caso es el contrario o estamos participando en una empresa en la generación del plan estratégico y operativo SI TIENE IMPORTANCIA.

En resumen:

• Las metas son el estado de cambio o mejora que deseamos, pero son etéreas (no concreto, poco determinado, vago), por eso son METAS.
• En cuanto las aterrizamos, las hacemos más concretos, precisas (cuantificables), medibles... pues se vuelven OBJETIVOS.

Normalmente, la ambigüedad de la meta nos lleva a definir varios ojetivos para alcanzarla y por lo tanto TODOS deben estar ALINEADOS con la misma.

Es bueno tener deseos, esos nos plantea metas... pero si no se aterrizan en objetivos, no dejan de ser sueños.

Por ejemplo:

Ambito personal

Meta

• Lograr mi peso ideal (es positivo, pero ambigüo en cuanto a tiempo, duración, resulado, etc)

Objetivos

• Generar el hábito de una rutina de ejercicio de 30 minutos diarios antes de mi cumpleaños (cumplo el 11/04, por lo tanto, el 1er cuarto del año).
• Establecer una nueva dieta baja en calorias (<1200) el primer trimestre.

Profesional

Meta

• Adquirir conocimientos en administración de proyectos.

Objetivos

• Leer PMP for Dummies (Q1).
• Leer Project Management PM Book (Q2).
• Elaborar un mapa mental (Q2).
• Obtener certificación en PM (Q4).

 En este último caso, pueden desglosarse en objetivos más específicos.

Sugerencias para el correo electrónico

Cuando se habla del correo electrónico, por lo menos el que brinda la empresa o institución, se atiende siempre el tema de la imagen de la compañia mediante una firma con una estructura común para todos con solo campos especificos dependiendo de la persona (nombre, cargo, telefono, extensión, correo electrónico, etc). Esta puede ser texto solamente o mediante una imagen que no es más que una metafora de la tarjeta convencional de presentación.

Sin embargo, nunca me he encontrado en un trabajo donde existan "políticas" de como se debe emplear esta herramienta, más alla de cuestiones de forma me centro más en el fondo. Obviando la ortografía, que en muchos casos es mala, la forma en que se redacta el contenido del correo, lo que se incluye, cantidad de texto, entre otros; son elementos que además de dar una imagen (forma) de profesionalismo, atienden de manera clara y concisa el asunto que origino la comunicación electrónica.

A continuación enlisto sugerencias para la redacción de correos electrónicos laborales.

Correo electrónico:

1.- Sé conciso. No hagas tu mensaje más largo de lo necesario. Leer un correo electrónico cuesta más trabajo que una carta en papel. Los mensajes de correo electrónico muy largos pueden volverse complicados de entender.

2.- Responde todas las preguntas que vienen en el mensaje que recibiste y prevé las posibles preguntas que pudieran surgir a raíz de tu respuesta al mismo. Por ejemplo: si alguien te pregunta sobre las formas de pago que acepta tu compañía, puedes también incluir los métodos de envío y tiempos de entrega de tu mercancía. El receptor de tu mensaje seguramente te lo agradecerá.

3.- Ten cuidado con tu ortografía y utiliza correctamente las reglas gramaticales y de puntuación, tal y como si estuvieras escribiendo un memorandum o una carta en papel.

4.- NO escribas tu mensaje en mayúsculas sostenidas. Además de que se ve mal, en Internet eso significa GRITAR.

5.- Trata de escribir tu e-mail en texto plano y no en HTML. No todos los programas y servicios de correo electrónico aceptan mensajes en HTML y algunos usuarios no podrán leer o ver correctamente tu mensaje si lo envías de esa manera.

6.- Evita poner fondos u otros elementos “decorativos” innecesarios, ya que tu mensaje perderá formalidad (sobretodo en tu ámbito profesional). Además, al agregar "decoración", aumentas el número de bytes a transmitir y esto puede ser un problema para personas con conexiones a Internet lentas.

7.- Escribe un saludo o bienvenida cada que comiences un nuevo asunto o mensaje. Pero si intercambias varias veces el mismo e-mail con la misma persona sobre el mismo asunto (por ejemplo, una reunión, día y hora) no es necesario que saludes nuevamente cada vez que envías una respuesta o comentario. Es como cuando tu llevas una conversación continua, no vas a decir "Hola" cada que comienzas a hablar.

8.- Cuando intercambies un mismo mensaje varias veces a manera de una conversación, asegúrate de incluir toda la serie de mensajes anteriores que se ha ido acumulando en el mismo. Esto le facilita a todos los involucrados seguir la conversación. Esto es particularmente útil para todos los que reciben muchos mensajes al día.

9.- Evita las “frases motivacionales”, lo único que logras es distraer a tu lector del propósito principal de tu mensaje.

10.- Asegúrate de que debajo de tu firma aparezcan todos los datos necesarios para que el receptor te identifique y se pueda poner en contacto contigo. Esto puede incluir: el nombre de tu compañía, tu puesto, tu teléfono, tu dirección postal, tu página Web y cualquier otra información pertinente.

11.- Revisa tu mensaje antes de hacer clic en "Enviar". Te aseguro que muchas veces evitarás posibles errores que te pueden hacer ver mal frente al receptor de tu e-mail.

12.- NUNCA envíes correos NO solicitados a tu lista de direcciones. Esto se llama SPAM y es muy mal visto. En Estados Unidos, enviar SPAM te puede llevar a tener problemas serios, inclusive de índole legal.

Cada empleado es un gerente de proyecto

La gestión de proyectos es tener una mentalidad de planificación sistemática, la ejecución, el seguimiento, control y cierre. Cada tarea debe ser considerada como un pequeño proyecto.

Por ejemplo, al escribir un código de software como parte de un proyecto de TI debe considerarse como un proyecto pequeño. Los principios de gestión de proyectos se deben aplicar para entregar con éxito el código de tiempo y con alta calidad.

La creación de esta forma de pensar a través de la organización requiere de un cambio cultural. En muchas organizaciones, en la actualidad, sólo unas pocas personas se centran en la gestión de proyectos. Con la práctica de examinar cada tarea como un proyecto pequeño, la necesidad de tener "la autogestión de proyectos" se convierte en importante.

La mejor manera de habilitar a los empleados para pensar como gerentes de proyectos es a través de la formación en el puesto de trabajo. Se debería enseñarles como crear pequeños planes de trabajo, organizarse en base al calendario, auto evaluarse y definir acciones correctivas en base a los resultados.

Cinco mejores prácticas de administración del tiempo

Este post es una traducción de la publicación del Dr. Donald E. Wetmore titulado "Top Five Best Time Management Practices", que a mi me han permitido enfocar aún más mis esfuerzos de autogestión y también la coordinación de personas a mi cargo.


1. Planea una hora al día para "Mi Tiempo". 
Da veintitrés horas al mundo y manten una hora para ti mismo. Durante esta hora añade una nueva dimensión a tu vida que no está ahí porque no te sientes que hayas tenido tiempo para ello.
Lee libros, aprende un hobby, aprende un idioma, desarrolla habilidades en computación, inicia un negocio, invierte tiempo en el desarrollo de tu salud, etc. Una hora por día es 365 horas en un año. El curso universitario promedio es de aproximadamente 35 horas de clase. Eso equivale a 10 campos universitarios por año. Una hora por día y te conviertes en un estudiante de tiempo completo!.
Al tomar una hora por día de estudio, cualquiera de nosotros puede convertirse en un experto mundial en el tema de nuestra elección. ¿Tu futuro será más seguro, cierto y correcto si te conviertes en un experto a nivel mundial en un tema de tu elección?

2. Establece un programa de lectura regular. 
Puede ser sólo quince minutos al día. Incluso con esa pequeña inversión, la persona promedio leerá quince libros en un año. Además, considerá tomar un curso de lectura veloz. Yo lo hice. Me ayudó a duplicar mi velocidad de lectura y comprensión. Ahora puedo leer dos veces más en el mismo período de tiempo.

3. Sobrecarga tus días. 
Construir un plan de acción diaria que incluye no sólo las cosas que "tienes que hacer", pero las cosas que "quieres hacer". La ley de Parkinson nos dice que un proyecto tenderá a expandirse con el tiempo asignado para ello. Si nos dan una cosa que hacer durante el día, nos llevará todo el día. Si nos entregamos dos cosas para hacer durante el día, llegamos a los dos por hacer.
Si nos entregamos doce cosas que hacer, no podemos obtener doce de hecho, pero podemos conseguir ocho. Tener mucho que hacer en un día crea un sentido saludable de presión sobre nosotros para estar concentrados y lograr que se hagan. Casi automáticamente se convierten en mejores gestores de tiempo, menos propensos a sufrir interrupciones, no perder el tiempo en reuniones, etc por tener mucho que ver. "Si quieres que se haga algo, dáselo a una persona ocupada."

4. Da prioridad a su lista de "cosas que hacer". 
Algunas de nuestras tareas son "cruciales" y algunas de nuestras tareas son "no cruciales". Tenemos una tendencia a gravitar hacia los "no esenciales" elementos porque por lo general son más rápidos, más divertido y más fácil de hacer. Identificar la tarea más importante que tiene que hacer y etiquetarlo como un "1", la segunda tarea más importante como "2", etc Luego hacer frente a sus elementos en el orden de importancia, haciendo las cosas más importantes primero.

5. Irradia una actitud genuina y positiva. 
A menudo, los iguales se atraen y se repelen los contrarios. Cuando estás en un estado de ánimo negativo tiendes a repeler a la gente positiva que no quieren que se cuele tu negatividad y drene su energía. Cuando estás en un estado de ánimo negativo, tienes un sistema natural para atraer a las otras personas negativas que quieren compartir sus historias de su miseria para que los dos puedan comparar sus experiencias para decidir quién tiene la peor vida. Las personas positivas, nos ayudan a tocar el tema. Las personas negativas, nos ayudan a bajar.

Porque emplear SCRUM

En muchas situaciones, los esquemas tradicionales no son apropiados para uno de los retos fundamentales de la actualidad: incorporar cambios rápidamente y en cualquier fase del proyecto. Seguramente nos ha sucedido que cuando el desarrollo de un sistema se encuentra en las etapas finales, un cambio en los requerimientos nos obliga a tirar por la borda gran parte del trabajo realizado, y como resultado de esto, los plazos pactados no se cumplen. Las características de Scrum mencionadas anteriormente, nos indican que es una metodología ideal para atacar a este tipo de problemas.

Además, podemos considerar otras razones para utilizar Scrum, las cuales son características de las metodologías ágiles en general:

• Beneficios tempranos: la naturaleza iterativa del desarrollo ágil resulta en características del producto entregadas incrementalmente. Esto permite que algunos de los beneficios del producto puedan ser aprovechados tempranamente mientras el producto sigue construyéndose. 
• Rapidez para vender: según investigaciones, aproximadamente el 80% de los vendedores líderes fueron los primeros en vender sus respectivos productos. De la misma forma en que los beneficios tempranos surgen por las entregas incrementales, la filosofía de desarrollo ágil también permite la noción de releases tempranos y regulares, así como también de betas perpetuos.
• Calidad: un principio clave del desarrollo ágil es que las pruebas deben estar integradas a todo el ciclo de desarrollo, permitiendo inspecciones regulares y un enfoque muy colaborativo.
• Visibilidad: los releases pequeños e incrementales alientan a la participación activa de los clientes a lo largo del desarrollo del producto y un enfoque cooperativo. Esto brinda una excelente visibilidad del progreso del proyecto y del producto en sí para las partes involucradas, lo que a su vez permite asegurar que las espectativas sean logradas efectivamente.
• Manejo del riesgo: son los releases incrementales y pequeños los que permiten al equipo de trabajo identificar cualquier tipo de problema en una etapa temprana y poder responder efectivamente a los cambios. La visibilidad clara en el desarrollo ágil contribuye a garantizar que las desiciones puedan ser tomadas lo más temprano posible, cuando aún haya tiempo para marcar una diferencia en los beneficios.
• Flexibilidad/Agilidad: en los proyectos de desarrollo tradicional, se escribe una gran especificación por adelantado y luego se comunica a los clientes cuán caro es cambiar algo, particularmente cuando el proyecto está en las fases finales. Cuando los proyectos avanzan lentamente y se teme a que no terminen, los cambios son resistidos y se convoca a las personas a un comité de control de cambios para mantenerlos al mínimo. Por el contrario, en el desarrollo ágil, los cambios son aceptados. De hecho, son esperados. De esta forma, el calendario es fijado y los requisitos evolucionan. Así, las características del producto evolucionan a medida que se va desarrollando.
• Control de costos: la idea expuesta anteriormente acerca de fijar el calendario y aceptar nuevos requerimientos deriva en un costo fijo del producto. En definitiva: el alcance del producto y sus características son variables, pero el costo no.
• Compromiso del negocio/Satisfacción del cliente: la participación activa de los usuarios representativos del producto y/o del dueño, la visibilidad del producto y su progreso, y la flexibilidad al cambio cuando es necesario, favorece a una buena relación con el negocio y la satisfacción del cliente. Este es un beneficio importante que puede crear una relación de trabajo mucho más positiva y perdurable.
• Producto correcto: por encima de los puntos anteriores, el equipo debe construir el producto correcto. Es común en las metodologías tradicionales entregar un proyecto "correcto" en términos de Tecnologías de Información (TI) y descubrir que el producto no es lo que se esperaba o se necesitaba. En el desarrollo ágil, el énfasis esta absolutamente abocado a la construcción de un producto correcto.
• Más agradable: la participación activa y la cooperación hacen que los equipos de desarrollo ágil sean un lugar de trabajo mucho más agradable para las personas. En lugar de grandes especificaciones, se discuten los requerimientos en reuniones. En lugar de largos reportes de estado, la comunicación se da en una mesa de charla de progreso. En vez de grandes planes de proyecto y comités de control de cambios, se discute qué es correcto para el producto y para el proyecto, y el equipo es facultado para tomar desiciones. Esto es mucho más gratificante para las personas y favorece a la creación de equipos motivados, eficientes y con mucha colaboración.

Por último, dentro del contexto de las metodologías ágiles, podemos decir que Scrum es la técnica más personalizable y flexible en cuanto a su aplicación. Esto se debe a que Scrum fomenta ideas abstractas y no prácticas de ingeniería especificas (como lo hace eXtreme Programming). Por eso, puede decirse que Scrum es la base del resto de las metodologías ágiles; de allí deriva su importancia.