Modelado de procesos - Diagrama SIPOC

Descripción

Un diagrama SIPOC es una herramienta utilizada por un equipo de mejora de procesos para identificar todos los elementos relevantes de un proyecto de mejora de proceso antes de comenzar el trabajo. 

SIPOC significa:

Supplier (proveedor): El que proporciona las entradas al proceso; puede ser una persona u otro proceso
Input (entrada): Material, información, datos, documentación, servicio que se necesita para realizar las actividades del proceso
Process (proceso): Una secuencia de actividades que añaden valor a las entradas para producir las salidas
Output (salida): Producto, servicio, información, documentación que es importante para el cliente
Customer (cliente): El usuario de la salida del proceso


La herramienta SIPOC es particularmente útil cuando no está claro:

• ¿Quién suministra insumos para el proceso?
• ¿Qué especificaciones se colocan en las entradas?
• ¿Quiénes son los clientes verdaderos del proceso?
• ¿Cuáles son los requisitos de los clientes?

En la metodología Six Sigma esta técnica es el punto de partida para identificar la Voz del Cliente (VOC). El diagrama proporciona una visión inicial de los factores vitales (los Xs) para el proceso [Y = f(X)] que tienen un impacto significativo sobre el resultado (Y).

El diagrama SIPOC también es información principal para la definición detallada y la mejora de un proceso.

Como se elaborá

Los pasos son:

1. Proporcionar un área en la que el equipo pueda fácilmente dibujar y modificar el diagrama. Esto puede ser una pizarra blanca, pantalla en la que se proyecta el diagrama si se hace a través de una herramienta, rotafolio, etc.
2. Dibuja el mapa del proceso empezando de las 4 ó 5 actividades a más alto nivel. Puedes dibujar cada actividad debajo del rol que la ejecuta.dentificar las salidas (Outputs) del proceso.
3. Identificar las entradas (Inputs) que se necesitan para realizar el proceso correctamente.
4. Identificar a los proveedores (Suppliers) de las entradas necesarias.
5. Identifica a los clientes que van a recibir estas salidas del proceso.

Ejemplo

Este diagrama es un ejemplo de un SIPOC para seguimiento de actividades, con algunas variantes para indicar las herramientas empleadas.

Plantillas

En las siguientes URLs se pueden obtener plantillas listas para usar:

• Adobe Acrobat (.PDF)

• Microsoft PowerPoint (.PPT)

¿Porque evaluar a los empleados?

Tanto en los trabajos que he tenido como en las empresas para las cuales he prestado servicios como externo, llega un momento en que es necesario medir y evaluar el desempeño. Siempre que llega este momento, la gente (me incluyo) se pregunta el porque. Una parte de la gente toma la evaluación como algo negativo, siente que hay desconfianza hacía las labores que están realizando. Lo mismo sucede cuando se trata de reportar horas.

Siempre que vamos a ser "auditados" nos llena una sensación de riesgo y pesadumbre. Creo que el transfondo de esta situación es que no tenemos claro para que nos evaluan (nos van subir el sueldo, va a ver recorte, me aumentarán responsabilidades son algunas de las primera preguntas). Puede ser, si evaluas y todo es muy bueno, un incentivo no está mal.

Factores que se evaluan

• Conocimiento del trabajo
• Calidad del trabajo
• Relaciones con las personas
• Estabilidad emotiva
• Capacidad de síntesis
• Capacidad analítica

Propósitos

Enlisto 8 puntos de Robert D. Behn, quien organizó todas las razones que pudo encontrar que justifican el medir el desempeño y creo estos propositos específicos:

1. Evaluar: Saber que tan bien te desempeñas. 
2. Control: Una forma de controlar es medir lo que la gente hace.
3. Presupuestar: Capacitación, cursos, bonos, etc... son elementos que dependen del desempeño para su asignación.
4. Motivar: La evaluación es útil porque permite identificar y reconocer aquellos aspectos que contribuyen al máximo el desempeño del trabajo.
5. Promover: Un buen desempeño habre la posibilidad de ascensos objetivos, lejos de favoritismos.
6. Celebrar: A todos nos gusta festejar y que mejor que sean causas reales y justificadas como un logro o alcanzar una meta.
7. Aprender: Para detectar necesidades de adiestramiento y capacitación. El desempeño insuficiente puede indicar la necesidad de volver a capacitar. Un desempeño superior puede indicar la presencia de un potencial mal aprovechado.
8. Mejorar: Todos los puntos anterior estan enfocados en MEJORAR.

La medición del desempeño no es un fin, es un instrumento que nos permite cuantificar aspectos relevantes en el desempeño de nuestro trabajo, identificar áreas de oportunidad y establecer estrategias de desarrollo de las personas. Si la persona generá para si todos estos elementos (autocrítica, mejora continua, autodidacta, etc), cuando la evaluen seguramente tendrá un excelente resultado y no sería nada raro que ascendiera. Esto nos lleva a que además de capacidades actuales y adquiridas, la actitud es uno de los grandes valores y el pesimismo ante retos o posibles amenazas, una gran debilidad.

Lo importante y lo urgente

Señala MacKenzie que un trabajo urgente es aquel que debe hacerse de inmediato, pero eso no significa que deba ser importante. Puede ser vital para conseguir tus objetivos a largo plazo… o puede que no.

Debemos distinguir entre cuatro categorías: lo importante y urgente, lo no importante y no urgente, lo importante y no urgente y lo no importante y urgente.

Según los expertos, debemos centrarnos primero en lo importante por encima de lo urgente, con las excepciones lógicas, aunque hay gente que es adicta a la urgencia. Cuanto más urgencia tenemos, menor es la importancia de lo que hacemos. Una fórmula para hallar la diferencia entre urgente e importante es preguntarse si la tarea urgente nos ayudó a conseguir un objetivo importante.

• Lo importante y urgente: Ésta sería la categoría de los desafíos. Muchas actividades importantes se vuelven urgentes porque las postergamos más de lo necesario o porque nuestra planificación de actividades es insuficiente.

• Lo importante pero no urgente: Ésta es la categoría de la calidad y el liderazgo personal, es dónde planificamos a largo plazo, anticipamos y prevemos problemas, otorgamos poder a los demás o nos preparamos para reuniones y presentaciones importantes.

• Lo urgente y no importante: Es la categoría del engaño. Atienden a este nombre muchas llamadas de teléfono, reuniones de última hora, visitas inesperadas, etc. Pasamos mucho tiempo en esta fase para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás, creyendo que estamos en la primera categoría.

• Lo no ugente y no importante: Son las pérdidas de tiempo por antonomasia. Entraría dentro de esta categoría todo aquello que no encaje en nuestro trabajo (por ejemplo, el chismorreo en la máquina de café, navegar en Internet sin ningún objetivo, etc.).

Por lo tanto:

Para tomar decisiones acertadas sobre el uso de tu tiempo es necesario que distingas entre lo importante y lo urgente, de tal forma que:

• Lo importante y urgente: ¡Hazlo ya!
• Lo importante pero no urgente: ¡Aplázalo!
• Lo urgente y no importante: ¡Delégalo!
• Lo que no es ni urgente ni importante: ¡Descártalo!

Más consejos para la administración del tiempo

Independientemente si se emplea una metodología de planificación y administración del tiempo como GTD, ZTD o cualquier otra, siempre debe existir como fundamento un conjutno de hábitos para que los planes y actividades se realicen de forma exitosa (en tiempo y forma).

Algunas de las recomendaciones para la adecuada administración del tiempo son:

1. Define siempre tus objetivos personales así como los laborales.
2. Lleva un registro de tus actividades, citas y tareas pendientes y realizadas.
3. Siempre prioriza tus actividades pendientes.
4. Delega actividades.
5. Aprende a decir “NO”.
6. Vive el presente, concéntrate en la actividad que realiza en este momento.
7. Se puntual. Las personas más ocupadas, son las más puntuales, porque le dan mayor valor al uso efectivo del tiempo.
8. Que tus reuniones de trabajo no duren más de 30 minutos, envía el orden del día y la información a tratar para la toma de decisiones, con anterioridad, para que en la reunión, en su caso, únicamente se tomen acuerdos y no utilicen tiempo para poner en contexto cada uno de los puntos de la orden del día.

Estos consejos sencillos, que sugiero se vuelvan hábitos, permitiran mantener en orden y control tus actividades y compromisos.

Objetivos S.M.A.R.T. para la administración del tiempo

Siguiendo con el tema de metas y objetivos, quiero ahondar en las características primordiales que debe tener un objetivo para que nos lleve a nuestra meta. Para redactar y definir un objetivo de manera correcta debe cumplir con la regla SMART (por sus siglas en inglés) que cito del sitio Factor RH:

• Específica. (Specific) Para que este componente funcione bien, debe comprometerse a ser lo más detallado posible. Por ejemplo, si usted tiene una presentación dentro de cinco días, podría adoptar un horario específico. Usted podría comprometerse a tener un primer borrador completado el día 1, un proyecto mejorado en el día 2, practicar su presentación en el día 3, y perfeccionar la presentación en día 4. Para el día 5, usted estará listo para hacer la presentación de su vida.
• Mensurable. (Measurable) Defina cuidadosamente sus puntos de referencia (puntos de partida) para medir su progreso y eficacia. Por ejemplo, si usted decide llamar a un 20 por ciento de sus clientes potenciales la semana que viene, posteriormente rompa su meta en objetivos diarios medibles. Si su universo contiene 50 nuevos clientes potenciales, comprométase a contactar al menos 10 por día  durante la semana próxima. De este modo puede medir su rendimiento día a día con un punto de referencia sólido para ayudarle a concentrarse. No se preocupe, encontrará el tiempo una vez que se comprometa con este plan.
• Alcanzable. (Achievable) Este componente puede ser uno positivo que se convierte en negativo si no se tiene cuidado. Si bien es admirable ser agresivo con sus metas, establecer su valor demasiado alto haciéndolas inalcanzables, puede ser contraproducente. Sea razonable, establezca sus metas de gestión del tiempo para permitirle llegar a sus proyecciones. Esto lo deja sin excusas para no lograr sus objetivos. Usted sabrá que si las metas no se cumplen, habrá buenas razones, mismas que usted puede corregir la semana siguiente. Así gana de cualquier manera.
• Orientada hacia los resultados. (Result-oriented) Enfóquese siempre en lo que quiere, no en lo que usted NO quiere. Establezca sus metas de manera positiva, sin mencionar ninguna ramificación de los objetivos no alcanzados. Si esto suena como un enfoque "ojos en el premio", está en lo correcto. Hasta que alguien demuestre que los objetivos se puede lograr, centrándose en los resultados que usted no desea, la única manera de tener éxito es grabar el resultado deseado y fijar todos sus conocimientos de administración en alcanzarlo.
• Con tiempo determinado. (Time-limited) Establecer un objetivo que diga: "Algún día voy a comunicarme con mi base de clientes para aumentar las ventas," es totalmente inútil. Como los gerentes experimentados saben bien, "algún día" nunca llega en el maravilloso mundo de los negocios. Las metas S.M.A.R.T. siempre tienen un periodo de tiempo específico para medir y alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, frases como "Me pondré en contacto con el 10% de mi base de clientes por correo directo, teléfono, o e-mail cada semana", establece la limitación de tiempo necesaria para el logro de objetivos.

Un objetivo que cumpla estas características será por lo tanto útil en la consecución de resultados, de otra manera puede existir ambigüedad y, por ende, ante la falta de claridad, queda espacio para la improvisación y muchas veces el error.

10 mandamientos para lograr reuniones efectivas

En lo personal, cuando atiendo una reunión ya sea profesional o personal, que no sea de placer, insistó en que sea rápida, concisa y práctica, esto es, que los objetivos de la misma esten claros.

No soy fan de las "juntas de trabajo", aunque me gusta trabajar en equipo considero que la reunión es para evaluar avances, crear compromisos y tomar decisiones antes posibles riesgos; por lo que espero que todos atiendan la reunión con sus tareas hechas. Por otro lado, ¿a quien no le ha tocado atender una sesión donde el 25% del tiempo se tocarón puntos relevantes del tema de interés y el tiempo restante fue un momento de convivencia social? No estoy en contra de socializar, pero eso lo hago en un tiempo y lugar diferente.
 
El hacer una reunión efectiva no es sencilla, y aunque anteriormente he publicado lineamientos de como se debe llevar a cabo una reunión, enlisto a continuación los mandamiento o principios que deben seguirse si se busca la efectividad en este tipo de eventos. Lo que se hable, el como y cuando se realice, el manejo del temas son solo algunos de los puntos clave para llevar a cabo una reunión efectiva.

El sitio effectivemeetings.com recomienda seguir los siguiente mandamientos

1. Siempre saber qué hora es (El tiempo es Dios en las reuniones)
2. Nunca olvide la razón principal de la reunión
3. Recordar la regla de oro en reuniones: “Rezar en público, criticar en privado”
4. No convenga reuniones fuera de las horas normales de trabajo, a menos que sea una emergencia.
5. No utilice grupos para llegar a conclusiones
6. No utilice las reuniones para destruir la carrera de otros
7. Mantenga separados los asuntos personas de los asuntos de trabajo
8. Recordar que el mejor modelo para las reuniones es la democracia, no la monarquía
9. Siempre prepare una agenda clara y circularla con anticipación entre los participantes
10. Termine una reunión programada regularmente cuando el propósito para realizarla ya no exista

Diferencia entre meta y objetivo

En español tendemos a mezclar metas con objetivos; aún más, si tratamos un tema más mundano, como los deseos de año nuevo, surge la pregunta ¿cuales son tus metas u objetivos? Durante mucho tiempo esto me era indiferente, las dos definiciones apuntaban a lo mismo, eran objetivos ya sea a corto o largo plazo, lo cual ahora entiendo es incorrecto. Más alla de la duración se debe considerar el grado de detalle para saber si estamos hablando de uno u otro.

• Las metas son objetivos generales, muy amplios.
• Las metas son las intenciones generales, los objetivos son precisos.
• Las metas son intangibles; objetivos son tangibles (que se percibe de manera precisa).
• Las metas son abstractas; objetivos son concretos.
  Las metas no se puede validar como está, los objetivos pueden ser validados.

Y ahora, ¿a que va todo esto?

Si hablamos nuevamente de los deseos de año nuevo o cuestiones personales, puede que no tenga sentido si no seguimos GTD, ZTD o llevamos una planeación formal de nuestras vidas, pero si el caso es el contrario o estamos participando en una empresa en la generación del plan estratégico y operativo SI TIENE IMPORTANCIA.

En resumen:

• Las metas son el estado de cambio o mejora que deseamos, pero son etéreas (no concreto, poco determinado, vago), por eso son METAS.
• En cuanto las aterrizamos, las hacemos más concretos, precisas (cuantificables), medibles... pues se vuelven OBJETIVOS.

Normalmente, la ambigüedad de la meta nos lleva a definir varios ojetivos para alcanzarla y por lo tanto TODOS deben estar ALINEADOS con la misma.

Es bueno tener deseos, esos nos plantea metas... pero si no se aterrizan en objetivos, no dejan de ser sueños.

Por ejemplo:

Ambito personal

Meta

• Lograr mi peso ideal (es positivo, pero ambigüo en cuanto a tiempo, duración, resulado, etc)

Objetivos

• Generar el hábito de una rutina de ejercicio de 30 minutos diarios antes de mi cumpleaños (cumplo el 11/04, por lo tanto, el 1er cuarto del año).
• Establecer una nueva dieta baja en calorias (<1200) el primer trimestre.

Profesional

Meta

• Adquirir conocimientos en administración de proyectos.

Objetivos

• Leer PMP for Dummies (Q1).
• Leer Project Management PM Book (Q2).
• Elaborar un mapa mental (Q2).
• Obtener certificación en PM (Q4).

 En este último caso, pueden desglosarse en objetivos más específicos.