Cada empleado es un gerente de proyecto

La gestión de proyectos es tener una mentalidad de planificación sistemática, la ejecución, el seguimiento, control y cierre. Cada tarea debe ser considerada como un pequeño proyecto.

Por ejemplo, al escribir un código de software como parte de un proyecto de TI debe considerarse como un proyecto pequeño. Los principios de gestión de proyectos se deben aplicar para entregar con éxito el código de tiempo y con alta calidad.

La creación de esta forma de pensar a través de la organización requiere de un cambio cultural. En muchas organizaciones, en la actualidad, sólo unas pocas personas se centran en la gestión de proyectos. Con la práctica de examinar cada tarea como un proyecto pequeño, la necesidad de tener "la autogestión de proyectos" se convierte en importante.

La mejor manera de habilitar a los empleados para pensar como gerentes de proyectos es a través de la formación en el puesto de trabajo. Se debería enseñarles como crear pequeños planes de trabajo, organizarse en base al calendario, auto evaluarse y definir acciones correctivas en base a los resultados.

Cinco mejores prácticas de administración del tiempo

Este post es una traducción de la publicación del Dr. Donald E. Wetmore titulado "Top Five Best Time Management Practices", que a mi me han permitido enfocar aún más mis esfuerzos de autogestión y también la coordinación de personas a mi cargo.


1. Planea una hora al día para "Mi Tiempo". 
Da veintitrés horas al mundo y manten una hora para ti mismo. Durante esta hora añade una nueva dimensión a tu vida que no está ahí porque no te sientes que hayas tenido tiempo para ello.
Lee libros, aprende un hobby, aprende un idioma, desarrolla habilidades en computación, inicia un negocio, invierte tiempo en el desarrollo de tu salud, etc. Una hora por día es 365 horas en un año. El curso universitario promedio es de aproximadamente 35 horas de clase. Eso equivale a 10 campos universitarios por año. Una hora por día y te conviertes en un estudiante de tiempo completo!.
Al tomar una hora por día de estudio, cualquiera de nosotros puede convertirse en un experto mundial en el tema de nuestra elección. ¿Tu futuro será más seguro, cierto y correcto si te conviertes en un experto a nivel mundial en un tema de tu elección?

2. Establece un programa de lectura regular. 
Puede ser sólo quince minutos al día. Incluso con esa pequeña inversión, la persona promedio leerá quince libros en un año. Además, considerá tomar un curso de lectura veloz. Yo lo hice. Me ayudó a duplicar mi velocidad de lectura y comprensión. Ahora puedo leer dos veces más en el mismo período de tiempo.

3. Sobrecarga tus días. 
Construir un plan de acción diaria que incluye no sólo las cosas que "tienes que hacer", pero las cosas que "quieres hacer". La ley de Parkinson nos dice que un proyecto tenderá a expandirse con el tiempo asignado para ello. Si nos dan una cosa que hacer durante el día, nos llevará todo el día. Si nos entregamos dos cosas para hacer durante el día, llegamos a los dos por hacer.
Si nos entregamos doce cosas que hacer, no podemos obtener doce de hecho, pero podemos conseguir ocho. Tener mucho que hacer en un día crea un sentido saludable de presión sobre nosotros para estar concentrados y lograr que se hagan. Casi automáticamente se convierten en mejores gestores de tiempo, menos propensos a sufrir interrupciones, no perder el tiempo en reuniones, etc por tener mucho que ver. "Si quieres que se haga algo, dáselo a una persona ocupada."

4. Da prioridad a su lista de "cosas que hacer". 
Algunas de nuestras tareas son "cruciales" y algunas de nuestras tareas son "no cruciales". Tenemos una tendencia a gravitar hacia los "no esenciales" elementos porque por lo general son más rápidos, más divertido y más fácil de hacer. Identificar la tarea más importante que tiene que hacer y etiquetarlo como un "1", la segunda tarea más importante como "2", etc Luego hacer frente a sus elementos en el orden de importancia, haciendo las cosas más importantes primero.

5. Irradia una actitud genuina y positiva. 
A menudo, los iguales se atraen y se repelen los contrarios. Cuando estás en un estado de ánimo negativo tiendes a repeler a la gente positiva que no quieren que se cuele tu negatividad y drene su energía. Cuando estás en un estado de ánimo negativo, tienes un sistema natural para atraer a las otras personas negativas que quieren compartir sus historias de su miseria para que los dos puedan comparar sus experiencias para decidir quién tiene la peor vida. Las personas positivas, nos ayudan a tocar el tema. Las personas negativas, nos ayudan a bajar.

Porque emplear SCRUM

En muchas situaciones, los esquemas tradicionales no son apropiados para uno de los retos fundamentales de la actualidad: incorporar cambios rápidamente y en cualquier fase del proyecto. Seguramente nos ha sucedido que cuando el desarrollo de un sistema se encuentra en las etapas finales, un cambio en los requerimientos nos obliga a tirar por la borda gran parte del trabajo realizado, y como resultado de esto, los plazos pactados no se cumplen. Las características de Scrum mencionadas anteriormente, nos indican que es una metodología ideal para atacar a este tipo de problemas.

Además, podemos considerar otras razones para utilizar Scrum, las cuales son características de las metodologías ágiles en general:

• Beneficios tempranos: la naturaleza iterativa del desarrollo ágil resulta en características del producto entregadas incrementalmente. Esto permite que algunos de los beneficios del producto puedan ser aprovechados tempranamente mientras el producto sigue construyéndose. 
• Rapidez para vender: según investigaciones, aproximadamente el 80% de los vendedores líderes fueron los primeros en vender sus respectivos productos. De la misma forma en que los beneficios tempranos surgen por las entregas incrementales, la filosofía de desarrollo ágil también permite la noción de releases tempranos y regulares, así como también de betas perpetuos.
• Calidad: un principio clave del desarrollo ágil es que las pruebas deben estar integradas a todo el ciclo de desarrollo, permitiendo inspecciones regulares y un enfoque muy colaborativo.
• Visibilidad: los releases pequeños e incrementales alientan a la participación activa de los clientes a lo largo del desarrollo del producto y un enfoque cooperativo. Esto brinda una excelente visibilidad del progreso del proyecto y del producto en sí para las partes involucradas, lo que a su vez permite asegurar que las espectativas sean logradas efectivamente.
• Manejo del riesgo: son los releases incrementales y pequeños los que permiten al equipo de trabajo identificar cualquier tipo de problema en una etapa temprana y poder responder efectivamente a los cambios. La visibilidad clara en el desarrollo ágil contribuye a garantizar que las desiciones puedan ser tomadas lo más temprano posible, cuando aún haya tiempo para marcar una diferencia en los beneficios.
• Flexibilidad/Agilidad: en los proyectos de desarrollo tradicional, se escribe una gran especificación por adelantado y luego se comunica a los clientes cuán caro es cambiar algo, particularmente cuando el proyecto está en las fases finales. Cuando los proyectos avanzan lentamente y se teme a que no terminen, los cambios son resistidos y se convoca a las personas a un comité de control de cambios para mantenerlos al mínimo. Por el contrario, en el desarrollo ágil, los cambios son aceptados. De hecho, son esperados. De esta forma, el calendario es fijado y los requisitos evolucionan. Así, las características del producto evolucionan a medida que se va desarrollando.
• Control de costos: la idea expuesta anteriormente acerca de fijar el calendario y aceptar nuevos requerimientos deriva en un costo fijo del producto. En definitiva: el alcance del producto y sus características son variables, pero el costo no.
• Compromiso del negocio/Satisfacción del cliente: la participación activa de los usuarios representativos del producto y/o del dueño, la visibilidad del producto y su progreso, y la flexibilidad al cambio cuando es necesario, favorece a una buena relación con el negocio y la satisfacción del cliente. Este es un beneficio importante que puede crear una relación de trabajo mucho más positiva y perdurable.
• Producto correcto: por encima de los puntos anteriores, el equipo debe construir el producto correcto. Es común en las metodologías tradicionales entregar un proyecto "correcto" en términos de Tecnologías de Información (TI) y descubrir que el producto no es lo que se esperaba o se necesitaba. En el desarrollo ágil, el énfasis esta absolutamente abocado a la construcción de un producto correcto.
• Más agradable: la participación activa y la cooperación hacen que los equipos de desarrollo ágil sean un lugar de trabajo mucho más agradable para las personas. En lugar de grandes especificaciones, se discuten los requerimientos en reuniones. En lugar de largos reportes de estado, la comunicación se da en una mesa de charla de progreso. En vez de grandes planes de proyecto y comités de control de cambios, se discute qué es correcto para el producto y para el proyecto, y el equipo es facultado para tomar desiciones. Esto es mucho más gratificante para las personas y favorece a la creación de equipos motivados, eficientes y con mucha colaboración.

Por último, dentro del contexto de las metodologías ágiles, podemos decir que Scrum es la técnica más personalizable y flexible en cuanto a su aplicación. Esto se debe a que Scrum fomenta ideas abstractas y no prácticas de ingeniería especificas (como lo hace eXtreme Programming). Por eso, puede decirse que Scrum es la base del resto de las metodologías ágiles; de allí deriva su importancia.