Getting Things Done

Dado mi rol como Líder de proyecto y responsable de área, siempre ha sido de mi interés y una continua preocupación el establecer un método de organización personal eficiente, que me permitierá atender tanto pendientes de trabajo como personales. Por varios años he reinventado la rueda redefiniendo constantemente mi proceso de trabajo, leyendo diversas fuentes y foros. Un día por azares del destino buscando una herramienta WEB para mi organización personal encontre el ya afamado GTD de David Allen (la figura es un resumen muy ilustrativo de la metodología).

Sin pensarlo dos veces, lo adopte y empece a aplicarlo, brindandome excelentes resultados. No transformo en su totalidad mi forma de trabajo, la enriquecio y termino de definir... conceptos como la recolección y acciones siguientes (next actions) no las manejaba (yo las llamada "en proceso" y "por atender"). Yo empleo RTM como mi herramienta de gestión diaria (Remember the milk) y la realidad estoy muy a gusto con ella; pero cuando llego GTD, me encontre en la encrucijada de si tenia que buscar otra aplicación ya que está de entrada no parecia soportar mi nuevo esquema de trabajo. Afortunadamente para mi, encontre un articulo del blog de RTM donde explica de manera clara como aplicar GTD empleando la aplicación como herramienta (ver post).

Encontre finalmente una imagen que permite la impresión de la metodología en un cubo, el cual podemos colocar en el escritorio y recordar los pasos.

Requerimientos no funcionales importantes

Existen entre los requerimientos No Funcionales existen varios importantes que aún entre Consultores Sr o Arquitectos crean confusión. Estas definiciones son muy relevantes al momento de definir la arquitectura física y lógica de la solución ya que así como tienen beneficios para el usuario final, pueden representar grandes retos y costes de implantación y mantenimiento altos.

Redundancia de datos

Se refiere al almacenamiento de los mismos datos varias veces en diferentes lugares. 

Pros: A existir varias copias de un mismo dato se minimiza el riesgo de perdida de este.

Contras: Procedimientos de implantación y configuración más complejos, infraestructuras más grandes, mantenimiento más costoso.

Alta disponibilidad

Consiste en una serie de medidas tendientes a garantizar la disponibilidad del servicio, es decir, asegurar que el servicio funcione durante las veinticuatro horas en los niveles acordados. 

Existen varias maneras de limitar las fallas en el servicio y aumentar la disponibilidad del mismo:

• La prevención de errores, que consiste en evitar errores anticipándolos.

• La tolerancia a errores, cuyo propósito es proporcionar un servicio de acuerdo con las especificaciones a pesar de los errores, presentando redundancias.

• La eliminación de errores, destinada a reducir la cantidad de errores por medio de acciones correctivas.

• La predicción de errores, anticipando errores y su posible impacto en el servicio.

Índice de disponibilidad	Duración del tiempo de inactividad
97%	11 días
98%	7 días
99%	3 días y 15 horas
99,9%	8 horas y 48 minutos
99,99%	53 minutos
99,999%	5 minutos
99,9999%	32 segundos

• Escalabilidad en carga. Un sistema distribuido nos hace fácil el ampliar y reducir sus recursos para acomodar (a conveniencia), cargas más pesadas o más ligeras según se requiera.

• Escalabilidad geográfica. Un sistema geográficamente escalable, es aquel que mantiene su utilidad y usabilidad, sin importar que tan lejos estén sus usuarios o recursos.

• Escalabilidad administrativa. No importa qué tantas diferentes organizaciones necesiten compartir un solo sistema distribuido, debe ser fácil de usar y manejar.

La disponibilidad se expresa con mayor frecuencia a través del índice de disponibilidad (un porcentaje) que se mide dividiendo el tiempo durante el cual el servicio está disponible por el tiempo total. La disponibilidad se expresa con mayor frecuencia a través del índice de disponibilidad (un porcentaje) que se mide dividiendo el tiempo durante el cual el servicio está disponible por el tiempo total.

Escalabilidad

Es la propiedad deseable de un sistema, una red o un proceso, que indica su habilidad para extender el margen de operaciones sin perder calidad, o bien manejar el crecimiento continuo de trabajo de manera fluida, o bien para estar preparado para hacerse más grande sin perder calidad en los servicios ofrecidos.

Como mencione en un principio, el atender estos requerimientos involucra el contemplar una arquitectura más compleja, procedimientos de soporte y operación más extensos y recursos más capacitados. El recalcar la complejidad es con el fin de que al momento de dimensionar el costo y plantear los servicios sea una labor más detallada y extensa.

Valores, principios y otras definiciones

Hay varios conceptos que crean confusión y me incluyo por ello busqueda en diferentes fuentes y encontre el articulo "Entendiendo lo que son valores y principios", en el cual explican de forma clara estos dos conceptos y el cual resumo a continuación:

• Un valor es una cualidad propia de todo ser humano. Ejemplos: El derecho a la conciencia, la tolerancia, la honestidad, la dignidad, la justicia, la equidad, el altruismo.
• Las cualidades conforman la personalidad adquirida que distingue a una persona de la otra, incluso de otros seres vivos o cosas.
• Los principios son las actitudes consecuentes de los valores asumidos. Por ejemplo, nuestro valor es la honestidad. En consecuencia, uno de mis principios que deriva de este valor es "No robar".

En base a estas definiciones, del decalogo de Consultor en TI, se tiene como ejemplo el principio: "Favorecer un clima adecuado." que es consecuencia de los valores "Tolerancia", "Respeto", etc.

El entendimiento de las cualidadeses útil en la definición de los perfiles, roles y responsabilidades, tema que más adelante se detallará.

Otras definiciones importantes y que se emplean en el marco operativo son:

• Lineamientos: Conjunto de órdenes o directivas que un líder realiza a sus seguidores o subordinados. Tambien es una declaración de principios más enfocados en como se deben hacer las cosas que en el actuar de las personas. En resumen: Definen el como.
• Estándares: Son conceptualizados como la  definición clara   de un modelo, criterio, regla de medida o de los requisitos  mínimos  aceptables  para  la  operación  de procesos específicos, con el fin asegurar la calidad en la prestación de los servicios. En resumen. Definen con que.
• Políticas: Es un conjunto de normas o reglas establecidas por la dirección de la misma para regular diferentes apartados del funcionamiento de la empresa.

 Estos conceptos son importantes cuando se trata de definir el plan de operación de un área, el perfil o demás elementos que involucran el quien, como, con que y demás puntos de la misma.

Buenas prácticas para reuniones efectivas

Antes que nada siempre hay que recordar que las reuniones deben realizarse en casos realmente necesarios, ya que el tiempo de cada persona es muy valioso y existen actualmente muchos mecanismos para comunicarnos y resolver dudas o inquietudes pueden ser muy ágil sin necesidad de desplazar a la gente.

Sin embargo, como mencione, en los casos necesarios el llevar una reunión puede ser muy enriquecedor o una catastrofe. A continuación enlisto algunas sugerencias desde el punto de vista de quien organiza y el que atiende la junta.

A quien organiza

1. Notificarse con por lo menos un día de anticipación. Lo correcto es notificar con suficiente tiempo a los invitados para lograr que estas lleguen a ser más exitosas y productivas.
2. La invitación debe incluir cuando menos los siguientes elementos:
   1. Objetivo de la reunión
   2. Lista de participantes
   3. Agenda
   4. Artículos requeridos (grupal e individual).
3. Se debe seguir la agenda mientras se desarrolla la reunión, si llegan ideas nuevas anotarlas y programarlas para la próxima reunión.
4. Tratar los temas que son del interés de todos primero y luego los que son más particulares a fin de liberar a la gente lo antes posible.

A quienes participan

1. Conocer el propósito de la reunión.
2. Conocer cual es nuestra función en la reunión, que se espera de nosotros e ir preparados.
3. Obtener toda la información que debemos llevar.
4. Conocer la agenda que se seguirá y asegurarnos que nuestra agenda coincide con la de la reunión.
5. Atender a tiempo la reunión.

Toda junta tiene por objeto el definir acciones y responsables, por ello el resultado de la junta, normalmente la minuta debe incluir los siguientes puntos cuando menos:

• El punto de acción específico
• El nombre de la persona a quién se le asignó el punto de acción
• La fecha en que se completará.

En el articulo de Bari Dominguez se puede encontrar más información al respecto.

Trabajo bajo objetivos

En la vida debemos tener metas y establecer plazos para que estas ocurran, de otra forma solo quedan en deseos y, en este caso, somos nosotros o la familia quienes no ven el resultado.

En el trabajo, también es importante definir esos objetivos (hitos), comunicarlos de forma clara al equipo y al cliente estableciendo un compromiso en fecha de cuando se alcanzarán Y ENFOCANDOSE EN QUE ASI SEA.

¿Qué es un objetivo?

Es la obtención de un resultado deseado en el tiempo establecido.

Para ello se deben ejecutar una o varias actividades, en tiempo y forma, para que se alcance el objetivo.

¿Para qué sirve un objetivo?

•   Para formular con concreción y objetividad los resultados deseados.
•   Para planificar las acciones.
•   Para orientar los procesos.
•   Para medir o valorar los resultados.

¿Cómo tiene que ser un objetivo?

• Claro y concreto, expresado en términos que permitan una sola interpretación.
• Medible, formulado de manera que su resultado sea medible en la realidad, de forma objetiva.
• Observable, que su contenido se refiera a cosas reales, concretas y que puedan ser medibles.

Ejemplos de objetivos

• Realizar la especificacion completa de cuatro casos de uso.
• Selección del 20% de los componentes de la arquitectura.
• Cerrar dos tickets de soporte.

En la gestión de proyectos, muchas veces se elaboran planes de trabajo extremadamente detallados con todas las actividades precisas a ejecutar. La parte negativa de esto es el esfuerzo de mantenimiento del plan asi como la asignación y seguimiento de tareas. En el colaborador este enfoque crea una cultura de pasividad y reactividad. Se debe facultar al colaborador, asumiendo que tiene las capacidades requeridas, para que el defina el "como" alcanzar el "que" (objetivo) basandose en el marco operativo y principios del proyecto.

Prácticas sencillas para administrar el tiempo

El tiempo es el más preciado recurso y el que más facilmente desperdiciamos (más que el agua). Siempre me ha interesado en definir un esquema que me permita administrar mejor mi tiempo, tanto personal como profesional, para tener más espacio para realizar las cosas que tengo pendientes. Sin embargo, lo que es un hecho es que más de 24 horas al día no se van a tener y, por otro lado, el no saber definir bien el momento y lugar para cada cosa lleva a intentar hacer todo de diversas formas, desde sencillas hasta complejas, teniendo siempre el mismo resultado: Nunca tenemos tiempo suficiente.

He leido varios articulos a este respecto y he encontrado que entre más sencillo veamos las cosas, más facilmente las asimilaremos y podremos llevarlas a práctica de mejor forma. Por ello, ante de pensar en tener artefactos que permitan administrar "mejor" el tiempo, primero hay que empezar con "administrar" el tiempo de mejor forma.

Seis sencillas prácticas que me han funcionado y que recomiendan en diversos foros son:

1. Definir las metas. ¿Qué quiero lograr? Esto nos dará la guía de las actividades que tenemos que realizar el tiempo que le dedicaremos dependiendo la urgencia de alcanzar la meta.
2. Una cosa a la vez. El ser humando es capaz de realizar muchas cosas a la vez, pero no en paralelo, lo que le da la capacidad de atender varias cosas simultaneamente es dedicarle un espacio de tiempo exclusivo a cada uno. Esto mismo es lo que hacen los procesadores de multihilo, asignan un tiempo de procesador al programa en turno, así atienden todos y no descuidan ninguno. El tiempo que se le asigne a cada cosa depende de la urgencia o prioridad de la meta.
3. Escribir pendientes.  Para poder cumplir el punto anterior y centrar el esfuerzo mental en la actividad del momento. Cuando se está centrado en la solución de un problema y recibidos solicitudes de los demás, pueden ocurrir dos cosas: nos distraemos y dejamos de avanzar, lo que impide alcanzar la meta ó decimos que si pero después no recordamos las cosas y quedamos mal. Por ello, se recomienda ANOTAR cualquier pendiente a fin de no olvidar su atención.
4. Descansar la mente. La mente igual que el cuerpo, necesita descansar. Recomiendan cada hora descansar 10 minutos y retomar el trabajo.
5. Limpiar para trabajar. Hay que mantener el escritorio o el lugar de trabajo despejado de papeles, tener únicamente lo que se está ocupando, porque un lugar saturado cansa la mente y además genera estrés. Esto aplica al correo electrónico. Cuando se recibe un documento, impreso o elect´ronico, se debe tomar una acción: Delegar, Archivar, Tramitar o Tirar.
6. Usar la agenda. El secreto no es programar actividades, sino cumplir las programadas. Lo más importante en este punto de la agenda es el aprender a decir que NO a actividades que interrumpan esta programación.

Decálogo del Consultor en TI

Los valores, tanto personales como de la empresa, son un indicador que permite conocer de antemano que comportamiento se dara bajo ciertas condiciones. Estos valores surgen de la educación en familia y las primeras etapas de la vida en el caso de los individuos. Es importante considerarlos al momento de reclutar sin embargo son muy generales y dificiles de emplear para definir responsabilidad y resultados.

Un principio se basa en valores, uno o muchos, y permite definir una directriz del que y como se debe actuar y hacer las cosas.

En la gestión de proyectos, el paradigma de basarse en principios favorece a los colaborades en la ejecución de sus asignaciones sin la necesidad de invertir tiempo en la definición y seguimiento de actividades que ya se deberían dar por hecho, esto es porque permiten crear una cultura de como se espera que las cosas ocurran.

De aqui, que un conjunto de principios son la base de la cultura organizacional y elemento fundamental en el actuar de la gente.

De varias fuentes, he seleccionado 10 principios (un decálogo) que considero son los principales para un consultor en TI:

Decálogo

1. Conocer y aceptar los objetivos (individuales y grupales).
2. Conocer su rol y responsabilidades. 
3. Desempeñarse al máximo.
4. Adoptar el compromiso.
5. Favorecer un clima adecuado.
6. Comunicarse positiva, efectiva y eficientemente.
7. Tener empatia y actitud de servicio.
8. Adaptarse al cambio.
9. Cumplir y respetar las normas y reglas.
10. Comprometerse con la calidad.

Presentación

Soy consultor de TI, he participado en proyectos que fomentan que los clientes hagan uso de las tecnologías de información, sobre todo en la nube, y exploten al máximo el potencial que estás pueden ofrecer a su negocio.

Lo curioso es que fuera de usar facebook o hi5 como hobbies, en lo personal no me había dado a la tarea de usar el blog como un medio de crecimiento profesional. Una persona cercana me pregunto que cual era el objetivo del blog, a lo que le respondí que más alla de publicar temas de tecnología y "tener un blog exitoso", el ejercicio para mi se basa en tres puntos fundamentalmente:

1.  Tener un lugar donde publicar lo que voy recolectando de valor para mis actividades profesionales. Antes empleaba OneNote, Evernote, etc., pero finalmente la información que publicaré es del ambito público, incluyendo las aportaciones particulares que pueda hacer en un tema particular, pero en general será de información resultado de lecturas de contenidos en línea, libros o noticias.
2. Si lo que voy aprendiendo tiene como una de sus muchas fuentes otros articulos, blogs, sitios y demás espacios en la Web, porque no habría de aportar en el mismo sentido.
3. Finalmente, para escribir o dar clases, se tiene que hacer un doble esfuerzo de asimilar los conceptos y transmitirlos lo cual me parece un excelente ejercicio.

Espero que alguien encuentre útil algo de lo que se publique, pero para mi el hecho de hacerlo y ponerlo en línea ya cumplió su objetivo.

Saludos...