En lo personal, cuando atiendo una reunión ya sea profesional o personal, que no sea de placer, insistó en que sea rápida, concisa y práctica, esto es, que los objetivos de la misma esten claros.
No soy fan de las "juntas de trabajo", aunque me gusta trabajar en equipo considero que la reunión es para evaluar avances, crear compromisos y tomar decisiones antes posibles riesgos; por lo que espero que todos atiendan la reunión con sus tareas hechas. Por otro lado, ¿a quien no le ha tocado atender una sesión donde el 25% del tiempo se tocarón puntos relevantes del tema de interés y el tiempo restante fue un momento de convivencia social? No estoy en contra de socializar, pero eso lo hago en un tiempo y lugar diferente.
El hacer una reunión efectiva no es sencilla, y aunque anteriormente he publicado lineamientos de como se debe llevar a cabo una reunión, enlisto a continuación los mandamiento o principios que deben seguirse si se busca la efectividad en este tipo de eventos. Lo que se hable, el como y cuando se realice, el manejo del temas son solo algunos de los puntos clave para llevar a cabo una reunión efectiva.
El sitio effectivemeetings.com recomienda seguir los siguiente mandamientos
1. Siempre saber qué hora es (El tiempo es Dios en las reuniones)
2. Nunca olvide la razón principal de la reunión
3. Recordar la regla de oro en reuniones: “Rezar en público, criticar en privado”
4. No convenga reuniones fuera de las horas normales de trabajo, a menos que sea una emergencia.
5. No utilice grupos para llegar a conclusiones
6. No utilice las reuniones para destruir la carrera de otros
7. Mantenga separados los asuntos personas de los asuntos de trabajo
8. Recordar que el mejor modelo para las reuniones es la democracia, no la monarquía
9. Siempre prepare una agenda clara y circularla con anticipación entre los participantes
10. Termine una reunión programada regularmente cuando el propósito para realizarla ya no exista
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