Prácticas sencillas para administrar el tiempo

El tiempo es el más preciado recurso y el que más facilmente desperdiciamos (más que el agua). Siempre me ha interesado en definir un esquema que me permita administrar mejor mi tiempo, tanto personal como profesional, para tener más espacio para realizar las cosas que tengo pendientes. Sin embargo, lo que es un hecho es que más de 24 horas al día no se van a tener y, por otro lado, el no saber definir bien el momento y lugar para cada cosa lleva a intentar hacer todo de diversas formas, desde sencillas hasta complejas, teniendo siempre el mismo resultado: Nunca tenemos tiempo suficiente.

He leido varios articulos a este respecto y he encontrado que entre más sencillo veamos las cosas, más facilmente las asimilaremos y podremos llevarlas a práctica de mejor forma. Por ello, ante de pensar en tener artefactos que permitan administrar "mejor" el tiempo, primero hay que empezar con "administrar" el tiempo de mejor forma.

Seis sencillas prácticas que me han funcionado y que recomiendan en diversos foros son:

1. Definir las metas. ¿Qué quiero lograr? Esto nos dará la guía de las actividades que tenemos que realizar el tiempo que le dedicaremos dependiendo la urgencia de alcanzar la meta.
2. Una cosa a la vez. El ser humando es capaz de realizar muchas cosas a la vez, pero no en paralelo, lo que le da la capacidad de atender varias cosas simultaneamente es dedicarle un espacio de tiempo exclusivo a cada uno. Esto mismo es lo que hacen los procesadores de multihilo, asignan un tiempo de procesador al programa en turno, así atienden todos y no descuidan ninguno. El tiempo que se le asigne a cada cosa depende de la urgencia o prioridad de la meta.
3. Escribir pendientes.  Para poder cumplir el punto anterior y centrar el esfuerzo mental en la actividad del momento. Cuando se está centrado en la solución de un problema y recibidos solicitudes de los demás, pueden ocurrir dos cosas: nos distraemos y dejamos de avanzar, lo que impide alcanzar la meta ó decimos que si pero después no recordamos las cosas y quedamos mal. Por ello, se recomienda ANOTAR cualquier pendiente a fin de no olvidar su atención.
4. Descansar la mente. La mente igual que el cuerpo, necesita descansar. Recomiendan cada hora descansar 10 minutos y retomar el trabajo.
5. Limpiar para trabajar. Hay que mantener el escritorio o el lugar de trabajo despejado de papeles, tener únicamente lo que se está ocupando, porque un lugar saturado cansa la mente y además genera estrés. Esto aplica al correo electrónico. Cuando se recibe un documento, impreso o elect´ronico, se debe tomar una acción: Delegar, Archivar, Tramitar o Tirar.
6. Usar la agenda. El secreto no es programar actividades, sino cumplir las programadas. Lo más importante en este punto de la agenda es el aprender a decir que NO a actividades que interrumpan esta programación.