Buenas prácticas para reuniones efectivas

Antes que nada siempre hay que recordar que las reuniones deben realizarse en casos realmente necesarios, ya que el tiempo de cada persona es muy valioso y existen actualmente muchos mecanismos para comunicarnos y resolver dudas o inquietudes pueden ser muy ágil sin necesidad de desplazar a la gente.

Sin embargo, como mencione, en los casos necesarios el llevar una reunión puede ser muy enriquecedor o una catastrofe. A continuación enlisto algunas sugerencias desde el punto de vista de quien organiza y el que atiende la junta.

A quien organiza

1. Notificarse con por lo menos un día de anticipación. Lo correcto es notificar con suficiente tiempo a los invitados para lograr que estas lleguen a ser más exitosas y productivas.
2. La invitación debe incluir cuando menos los siguientes elementos:
   1. Objetivo de la reunión
   2. Lista de participantes
   3. Agenda
   4. Artículos requeridos (grupal e individual).
3. Se debe seguir la agenda mientras se desarrolla la reunión, si llegan ideas nuevas anotarlas y programarlas para la próxima reunión.
4. Tratar los temas que son del interés de todos primero y luego los que son más particulares a fin de liberar a la gente lo antes posible.

A quienes participan

1. Conocer el propósito de la reunión.
2. Conocer cual es nuestra función en la reunión, que se espera de nosotros e ir preparados.
3. Obtener toda la información que debemos llevar.
4. Conocer la agenda que se seguirá y asegurarnos que nuestra agenda coincide con la de la reunión.
5. Atender a tiempo la reunión.

Toda junta tiene por objeto el definir acciones y responsables, por ello el resultado de la junta, normalmente la minuta debe incluir los siguientes puntos cuando menos:

• El punto de acción específico
• El nombre de la persona a quién se le asignó el punto de acción
• La fecha en que se completará.

En el articulo de Bari Dominguez se puede encontrar más información al respecto.